目的と利用範囲
記載例：当事務所は、一般案内、研修資料、公開情報を使った文章の下書きなど、担当者が内容を確認できる業務に生成AIを利用する。専門判断、申告・届出・契約内容の確定、顧問先への個別助言を生成AIだけで行わない。
- 税理士：一般的な期限案内や所内研修問題の下書き
- 社労士：公開制度の説明文や採用案内のたたき台
- 行政書士：公開済み手続情報の整理や一般FAQの下書き
釧路 / 税理士・社労士・行政書士 / ChatGPT導入
釧路の士業向けChatGPT社内ガイドライン雛形
生成AIを使う人ごとに判断が違うと、顧問先情報の誤入力や、未確認の文章を外部へ送るリスクが高まります。以下は、釧路の士業事務所が自所の業務に合わせて検討するための短い雛形です。法令、職業上の守秘義務、所属団体の指針、利用サービスの規約を確認したうえで調整してください。
入力しない情報
記載例：顧問先、相談者、職員、取引先を特定できる情報、未公開資料、認証情報を入力しない。氏名を伏せても、住所、日付、業種、案件内容の組み合わせで特定できる場合は入力しない。
- 法人名・個人名、住所、連絡先、マイナンバー
- 申告数値、給与・労務情報、相続・紛争・許認可の相談内容
- 契約書や申請書の原文、未公開の決算・経営情報
- ID、パスワード、APIキー、本人確認書類
出力の確認と外部送信
記載例：生成AIの出力は下書きとして扱い、担当者が根拠資料と照合する。法令、制度、期限、金額、固有名詞、専門判断を有資格者または責任者が確認してから利用する。
- 根拠となる法令、行政機関、原資料を確認する
- 古い制度や存在しない条文・様式が混じっていないか確認する
- 顧問先情報や第三者情報が残っていないか確認する
- メール、文書、Web公開前に確認者と確認日を残す
アカウント管理と事故時の対応
記載例：利用を認めるサービスと利用者を決め、個人の判断で別サービスへ業務情報を入力しない。誤入力、誤送信、不適切な出力を発見した場合は、直ちに利用を止めて管理責任者へ報告する。
- 共有アカウントを避け、利用者ごとに権限を管理する
- 保存、学習利用、履歴、外部連携の設定を契約前に確認する
- 退職・異動時の権限削除と端末管理を決める
- 月1回など定期的に利用例と迷った事例を見直す
AI導入補助金はガイドラインと別に要件確認する
IT導入補助金 AI、省力化投資補助金 AIなどは、対象者、登録ツール、対象経費、申請時期、契約・発注の条件が制度ごとに異なります。ガイドライン作成やChatGPT利用料がそのまま対象になるとは限りません。
- 軽くしたい業務と現在の件数・作業時間
- 利用者、入力データ、確認責任者、運用手順
- 候補ツール、初期費用、月額費用、導入時期
- 最新の公募要領、対象経費、申請前に必要な手続き
北海道の補助金申請を検討するときも、制度名ありきではなく、現状業務と導入後の運用を先に整理します。
釧路のAI導入・DX支援
事務所で守れる一枚のルールに整えませんか。
この雛形は一般的な検討材料であり、個別の法務・税務・労務判断ではありません。補助金の採択可否や導入後の効果をお約束するものでもありません。業務と情報管理を確認し、小さく試せる範囲を一緒に整理します。