釧路の士業向け生成AIガイドライン｜守秘情報・根拠・専門家確認

結論：匿名化した整理・下書きから始める

公開情報の一般案内、匿名化した面談項目、社内チェックリストの下書きから始めます。税務、労務、許認可、契約等の個別判断や提出をAIだけで確定しません。

業務別の利用範囲

入力しない情報

• 顧客、相手方、家族、従業員を特定できる情報
• 本人確認、マイナンバー、口座、認証情報
• 未公開の契約、申告、給与、紛争、資産情報
• 取引先や他専門家から受領した非公開資料
• 案件名、金額、期限等を組み合わせた再識別可能情報

面談録音前の7点確認

1. 録音・要約の目的
2. 録音する相手と範囲
3. 説明・同意と拒否時の代替
4. 保存場所・期間・削除
5. AI事業者と再委託先
6. 閲覧できる職員と操作記録
7. 原音・原メモ・要約の区別

要約だけを正式な面談記録として扱わず、修正者と確認日を残します。

根拠資料の8点照合

1. 法令・通達・公式資料か
2. 公布・施行・改正・廃止時点
3. 対象地域・業種・規模
4. 定義と適用要件
5. 例外・経過措置
6. 申請・提出・保存期限
7. 引用箇所と参照日
8. 顧客の事実関係との一致

AIが示した出典名やURLが実在するか、一次資料を開いて確認します。

個別専門判断をAIへ任せない

• 税額、保険料、許認可、給付等の適用判断
• 契約解釈、紛争対応、法的効果
• 申告・届出・申請の最終内容
• 顧客へ提示する選択肢とリスク評価
• 資格業務に該当する助言と署名・提出

有資格者が原資料と事実関係を確認し、判断根拠を記録します。

期限と誤送信の防止

1. AIの抽出結果を原通知・公式期限と照合する
2. 法定期限、社内期限、顧客期限を分ける
3. 氏名、宛先、添付、案件、共有権限を送信前に確認する
4. 自動送信せず、承認者を置く
5. 誤送信時の停止、連絡、削除依頼、報告を決める

職員アカウントと権限

• 事務所が許可したサービス・プラン・端末だけを使う
• 共有IDや個人アカウントを避ける
• 案件・役割ごとに閲覧、共有、出力権限を分ける
• 外部連携、共有リンク、操作記録を定期確認する
• 異動・退職・委託終了時に権限を停止する

4週間で測る8指標

1. 対象件数
2. 整理・作成時間
3. 専門家の確認時間
4. 事実・数字・固有名詞の修正
5. 根拠・引用の修正
6. 差し戻し・未対応
7. 期限・宛先・添付の誤り
8. 質問、事故、利用停止

確認時間込みの測定はAI導入効果測定ガイドも参考にしてください。

即時停止する状態

守秘情報の誤入力・共有、架空根拠の利用、期限の重大な誤り、誤送信、無確認の個別専門判断、管理外アカウントが疑われる場合は利用と外部連携を止めます。対象案件、期間、データ、送信先、操作記録を確認し、従来手順へ戻します。

相談前に用意する6項目

1. 資格・業務区分と対象部署
2. 試したい1業務と月間件数
3. 現在の作成・確認時間
4. 扱う守秘情報と原資料
5. 利用中のサービス・端末
6. 確認責任者と希望時期

共通ルールは生成AIガイドライン雛形で確認できます。